Anécdotas organizativas!

Meses antes, allá por el mes de abril, reservamos el hotel. Pobre gente, Gabi y yo, los volvimos locos con las habitaciones: ...“este sacalo y ponelo en la triple, no, mejor ponelo en la doble con este otro, no y si mejor lo ubicás solo?”...

Resultado: separamos parejas de novios, y pusimos dos personas que no eran pareja en una misma habitación … ups!!!

Reservado el hotel...a pensar en regalos para todo el mundo!!! Ajá, y qué hacemos que sea original? Bueno, hay una señora que hace cosas en vitró, mirá que lindo. Bien, necesitamos un dibujo para ponerle. “Perfecto, yo dibujo un centauro rupestre” dijo Gabi. Cuando lo vimos, Juan sonrió y yo le dije que la imaginaba sentada en una piedra y tallando otra como los picapiedras.

Y eso no quedó así: cuando tuvimos todos los platitos terminados, Leo López los vió y dijo “mi mamá hace estas cosas” CASI MUERE AHORCADO !!!!

Terminados los platitos, a envolverlos con tul! Salimos en la búsqueda, mi hermana mayor (Eugenia) y yo. Siempre existe ese miedo de que no va a alcanzar, entonces compramos 9 metros!! Bien, manos a la obra: Juan cebaba mates, los Leos observaban, Eugenia y yo cortábamos el tul, Gabi y Laura (mi otra hermana) envolvían los platitos. Juan, asustado por ver el taller lleno de tul, comenzó a preparar bodas para usar el sobrante. Uno se tiraba la pelota con otro y, finalmente, nadie quiso hacerse cargo del bendito tul.

Al final, zafamos gracias a Eugenia que lo va a usar para la comunión de Josefina.

Bien, tenemos el hotel, los regalos, qué nos falta? Ah, sí, certificados, credenciales, afiches, etc. Comencé con el diseño de un afiche para publicitar el evento en Sunchales, quedó hermoso, una belleza! Cuando se lo mando a Laura, ella sutilmente me dice “dejá, yo te lo arreglo”….ahi me di cuenta que no era lo mio y comencé a pedirle a las que saben (Andrea y Laura).

Laura

Andrea

 

Sigamos con lo último pero no menos importante, las comidas! A quien contratamos? Mmm. Como saben, en Sunchales nos conocemos todos, mis papás tienen negocio fotográfico, yo vendo digitales y enseño a usarlas. En el momento que estábamos pensando a quien contratar, llega a mi trabajo casi como por arte de magia, la directora de una escuela donde “justamente” realizan cenas y contratan a Aresi. Dicha señora debía quedarse media hora para aprender a usar la cámara y se quedó 2 hs., solamente para aconsejarnos a quien debíamos contratar, a quien no, etc. Gracias Elena, la elección fue excelente!

Mientras todo esto sucedía, Eugenia, mis papás y hasta las chicas (Jaque y Claudia) del negocio me decían: “nos tenés cansada con el encuentro, hasta soñamos con él”…

De tanto soñar, terminaron todos trabajando como colaboradores en el encuentro...

Al fin, llega el jueves 4. Yo no estaba en mi trabajo, pero sí Laura (no sé si lo comenté pero es mi hermana gemela), haciendo gigantografías para el encuentro. Cuando de repente, llega Leonardo Julio sin avisar y comienza a hablarle pensando que era yo! Leo, tan parecidas somos? Obviamente Laura no sabe de donde salió ese loco, o bien, de donde lo conoce.

Jueves 17:30 hs nos encontrábamos en el hotel para ponerlo más lindo. Con nuestras cositas astronómicas. Jueves 19 hs, la presentación del taller no se veía como queríamos y el chico del proyector dice: …”ya vengo, acomodo la compu para que se vea bien la presentación”…Jueves 21 hs, el chico no vino…oh?! Y ahora quien podrá defendernos??.. cómo no vino nadie nos fuimos a dormir para madrugar…

Viernes 5: los micros llegan muy temprano a Sunchales, entonces decidimos juntarnos en el hotel a las 4.30 hs. Si, leyeron bien! Como siempre pasa, la gente comenzó a llegar una hora después, je. Bueno, no todo tiempo que se pierde de sueño es inútil. Aprovechamos para ordenar las últimas cosas y, aunque no lo crean, practicar la inauguración. Ah! Y poner la notebook de Gabriela porque nos faltaba lo más importante…donde reproducir las ppt!!! …pusimos manos a la obra porque queríamos estar tranquilos y que todo salga según lo planeado…
Hacía tiempo que no veía amanecer.

Viernes 5.30 hs: salimos con Juan hacia la terminal a buscar gente, cuando de repente llega un remis (taxi). Dejamos de correr y vimos quien bajaba, bien las 3 primeras personas del día! Saludamos, invitamos a ingresar y de nuevo a correr hacia la terminal.

Perfecto, los recién llegados a dormir! No, no fue tan así, porque sus habitaciones estaban listas para las 10 hs. Y bueno, si nosotros no dormíamos, nadie lo hacía! A tomar mates, con una de las recién llegadas Viviana Bianchi, ya que hacía mucho que no nos veíamos y había que actualizar unas cuantas cosas (léase: poner el chisme al día, “no es lo que parece” Vivi jaja).

La mañana estuvo tranquila, al mediodía los organizadores nos fuimos a almorzar y sí, llegaron todos juntos! Bueno, a no ponerse nerviosos que hay habitaciones para todos. Aguarden, aguarden.

Viernes 13:30 hs: llega el chico del proyector… al cual no tratamos muy bien… y bueno, eran los nervios y tenía que salir todo perfecto…

Viernes 16 hs: acto de apertura. Que creen, nos temblaban las piernas! No podíamos hablar, nadie quería el bendito micrófono. Le tocó a Gabi decir las palabras mágicas (tan mágicas, que no se acuerda lo que dijo :), luego el turno del Intendente y así le tiramos la responsabilidad a Octavio Miloni con la primer charla.

Después de las primeras charlas comenzamos a relajarnos, viendo que todo salía como lo planeamos. Pero faltaba algo, y si, que se vayan las nubes! Obviamente, no se fueron y hubo que inventar salidas. La mia, fue a dormir….ja

El sábado comenzó más tranquilo (y más tarde, por suerte). A las 10 hs la primer charla, etc. Mi mamá me perseguía con caramelos para que pongamos en la merienda, yo le decía que no, ella que sí, y terminó ganando (como siempre). Saben que? Tenía razón, gustó mucho el tema de los caramelitos…(los más ricos, fueron confiscados por Lore y Gabi antes de servir las bandejitas jajaja)..

Sábado por la tarde, Family Astro brindado por Viviana Bianchi. Que placer ver la cara de miedo de los participantes al no saber que tenían que hacer con esa foto de la Luna, o con la plastilina! Es algo así como padecer una clase y después darla para que sufran otros!! Muy divertido Vivi!!

Noche de sábado: sí, se despejó! Las estrellas brillaron sobre Sunchales! Todo salió perfecto, viernes noche de parranda, sábado noche astronómica. A que hora se fueron a dormir? No sé, yo seguro que me fui antes…jeje

Domingo, ya todo estaba terminando. Tanto esfuerzo, tanto trabajo y pasó rapidísimo como siempre. Nos juntamos con Gabi en el hotel para ordenar los premios del sorteo a realizar durante el almuerzo (premios brindados por Óptica Saracco, Fotos Ruben, Laura y mi mamá), además de los certificados. Listo, tenemos todo, vamos al restaurante. Ordenamos todo y Gabi dice “dame los certificados”, claro, si los encuentro te los doy (dije). Como podrán deducir, no los encontré!!! Y claro, los dejamos en el hotel.

Mediodía del domingo, lanzamiento de cohetes. Tan esperado por todos, el primero salió perfecto, todos filmando, tomando fotos, viendo como el cohete se elevaba y abría su paracaídas regresando suavemente a tierra. “Bien, queremos otro!” gritaron todos. Segundo cohete, enloquecido salió dando tumbos por todos lados! Ajá, y que pasó con los videos y las fotos? Nadie tomó, todos cubrían las cámaras y miraban para donde correr en caso de que salga disparado :)

(La perlita mayor: meses organizando el encuentro, meses jactándonos que teníamos el aval de la AIA 2009 y que Roberto Aquilano sería nuestro supervisor. Meses torturando a los ayudantes (un poco en broma y un poco en serio) con que “cuando llegue Aquilano, atiéndalo bien, tiren la alfombra roja, hagan reverencias” jajaja Y el domingo, cuando por fin estaba con nosotros, salimos todos para ir a ver el lanzamiento de cohetes .. y nos olvidamos al supervisor en el hotel!!!!
Pobre Roberto, llamó desde el aeroclub preguntando dónde estaban los cohetes, porque no veía a nadie … QUE PAPELON ASTRONOMICO!!!! jajaja !!!)

Luego de los cohetes fuimos a compartir la última comida (por ahora) con todos ustedes. Este almuerzo contó con la mayor participación, 73 personas…nadie se lo quiso perder…asistentes, organizadores, colaboradores, familiares, etc…ahí estábamos..ustedes en la despedida…nosotros felices porque todo salió como esperábamos..seguramente hay detalles que pulir para el próximo pero estamos satisfechos y agradecidos porque hayan venido, por su buena onda, y por sus comentarios post encuentro…los que nos llenan de orgullo y nos dan fuerza para seguir, para el próximo (o los próximos)…AMIGOS, GRACIAS POR AYUDARNOS A HACERLO GRANDE!!! Hasta el Encuentro Internacional de Astronomía 20xx

todos los que aportamos un granito de arena para hacerlo grande!!!